Яким є строк зберігання документів, що створюються у результаті діяльності приватного медичного закладу? Чи підлягає знищенню документація приватного медичного закладу у випадку передачі частини його функцій третій особі?

 
Відповідає Олена Загорецька, канд. іст. наук, с.н.с., провідний науковий співробітник відділу документознавства УНДІАСД
 
По-перше, відзначимо, що строк зберігання документів будь-якого підприємства, установи чи організації, зокрема медичного закладу, залежить від конкретних видів документів і встановлюється для кожної групи документів окремо. Тобто слід уточнити, які саме документи (розрахунки, висновки, довідки, свідоцтва, акти, листи тощо) утворюються у цьому медичному закладі. Якщо приватний медичний заклад не є фондоутворювачем Національного архівного фонду, то максимальний строк зберігання документів, що утворюються в результаті його діяльності, встановлюється «До ліквідації організації». Це означає, що документи мають бути внесені до опису справ тривалого зберігання. У разі ліквідації медичного закладу вони підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які стосуються прав громадян та інтересів держави, вносяться до описів постійного зберігання та з особового складу і передаються до відповідних архівних установ.

По-друге, за даними Державної архівної служби України на сьогоднішній день не погоджено з ЦЕПК Укрдержархіву й не впроваджено жодного переліку типових документів, що утворюються у закладах охорони здоров’я. Останній, що був чинним в Україні перелік таких документів затверджено наказом Минздрава СССР від 30 травня 1974 р. № 493 «О введении в действие Перечня документов со сроками хранения министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения», алевідповідно до наказу № 179 від 30.06.98 «Про доповнення до наказу МОЗ України від 18.04.96 № 81 «Про визнання такими, що не застосовуються в Україні, наказів МОЗ СРСР» він втратив чинність. Аналогічного переліку до цього часу розроблено і затверджено не було.

 
Тому за більш детальними роз’ясненнями з приводу встановлення строків зберігання документів, що утворюються в результаті діяльності підприємств, установ і організацій системи охорони здоров’я України слід звертатися безпосередньо до Міністерства охорони здоров’я України.
 
Крім того, при визначенні строків зберігання документів можна користуватися наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 «Про затвердження Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» (зі змінами та доповненнями до нього).
З приводу знищення документації або передання її третій особі в результаті реорганізації або ліквідації медичного закладу слід керуватися наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 р. № 16 «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» (зі змінами), зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 8 травня 2001 р. за № 407/5598. А саме, розділом 12 «Порядок приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, реорганізації або ліквідації установи» зазначених Правил роботи архівних підрозділів.
Якщо приватний медичний заклад повністю ліквідується, то приймання-передавання до архівів або знищення документації цього закладу входить до обов’язків ліквідаційної комісії. А у випадку реорганізації медичного закладу з передачею його функцій іншому суб’єкту господарської діяльності останній приймає за актом документи, не завершені в діловодстві закладу, який реорганізується, а також його архів.
У разі реорганізації медичного закладу, коли з його складу виокремлюється структурний підрозділ, якому надаються права самостійного закладу, останньому передаються документи, не закінчені в діловодстві, що належать до профілю діяльності новоствореного медичного закладу, а також документи з особового складу працівників, які перейшли на роботу до новоствореного закладу.

"Практика управління медичним закладом", № 10, 2011