ПОСАДОВІ ІНСТРУКЦІЇ: ЗБЕРІГАННЯ, АКТУАЛІЗАЦІЯ, ОЗНАЙОМЛЕННЯ

13/11/2018

ТРУДОВІ ВІДНОСИНИ

 

ОЛЕКСАНДР КЛИМЕНКО

консультант із соціально-трудових відносин

У попередньому номері журналу ми дізналися про правову основу для застосування посадових і робочих інструкцій, а також про порядок їх розроблення та оформлення. У цій статті ми дізнаємося про порядок ознайомлення з посадовими інструкціями, а також про порядок їх актуалізації і зберігання

 

КІЛЬКІСТЬ ПОСАДОВИХ ІНСТРУКЦІЙ ТА ПОРЯДОК ОЗНАЙОМЛЕННЯ З НИМИ

 

Після їх затвердження керівником закладу або за дорученням його заступниками посадові інструкції доводять до відома працівника під розписку. При вирішенні питання щодо кількості посадових інструкцій та конкретного порядку ознайомлення з ними працівників слід виходити зі зручності та доцільності для закладу того чи іншого порядку. Наприклад, якщо для однієї посади у штатному розписі передбачено дві штатні одиниці, то для такої посади можна затвердити одну загальну посадову інструкцію та ознайомити з нею обох працівників. При цьому на одній інструкції буде два підписи двох різних працівників про ознайомлення з нею.

Якщо ж для різних працівників, які можуть працювати на одній посаді, можуть бути передбачені «різні частини» завдань та обов’язків з однієї кваліфікаційної характеристики такої посади, можна затверджувати й окремі посадові інструкції для окремих працівників, щоб відобразити їх спеціалізацію на окремих питаннях та відрізнити їх від інших працівників на аналогічних посадах.

Наприклад, у штатному розписі закладу можуть бути передбачені дві штатні одиниці посади «інспектор з кадрів». Але функції кожного з «інспектора з кадрів» можуть різнитися відповідно до ділянок роботи. Один із них може займатися оформленням прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на інші посади, готувати необхідні матеріали для атестаційної, кваліфікаційної і тарифікаційної комісій, проекти документів, що стосуються винагород і заохочень працівників. Другий може вести трудові книжки та їх облік, формувати та вести особові справи працівників, вносить до них зміни, пов’язані з трудовою діяльністю, оформлювати документи необхідні для призначення пенсій тощо.

У зазначеному випадку доречно розробити дві окремі посадові інструкції «інспектора з кадрів», і кожний з них буде підписувати саме свій варіант посадової інструкції «інспектора з кадрів».

Також можливий випадок, коли для однієї посади у штатному розписі передбачено значну кількість штатних одиниць (5, 10 або більше) і для всіх відповідних працівників передбачені однакові завдання та обов’язки. У такому разі важко знайти «вільне» місце на одній посадовій інструкції для підписів усіх працівників. Відповідно, в такому випадку доречно затверджувати одним наказом типову посадову інструкцію для всіх працівників, які працюють на аналогічних посадах, а для підтвердження письмового ознайомлення з нею додавати до посадової інструкції окремий аркуш ознайомлення або вести спеціальний Журнал ознайомлення з посадовими інструкціями, в якому і містяться у відповідних графах підписи ознайомлених працівників та дати ознайомлення з посадовою інструкцією.

Зауважимо, що згідно з пунктом 6 Загальних положень ДКХП після затвердження посадових інструкцій та ознайомлення з інструкціями працівників зміни або доповнення до них може бути внесено лише на підставі наказу керівника закладу за згодою працівника. Наказ про внесення змін, доповнень до посадової інструкції видається в разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності, раціональним розподілом праці. У разі зміни назви закладу, його структурного підрозділу або посади до посадових інструкцій також вносяться відповідні зміни.

Читати далі